Tại sao công ty bạn cần giải pháp quản lý mua hàng và kho

Quản lý mua hàng và kho là một công việc vô cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Một giải pháp nhanh hơn, đơn giản hơn và linh động hơn là rất cần thiết để doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian khi cần mua hàng, mua ở đâu, mua của ai, mua bao nhiêu.

Những lợi ích mà phần mềm quản lý mua hàng và kho mang lại cho khách hàng:

• Tiết kiệm thời gian trong việc đưa ra các quyết định
• Linh hoạt và có thể cá thể hóa theo yêu cầu của từng công ty
• Thân thiện với người dùng
• Tối ưu hóa chi phí
• Quản lý hoàn toàn online thông qua web dù bạn ở bất cứ nơi đâu
• Nắm bắt rõ tình hình hoạt động của công ty thông qua các bảng biểu, báo cáo tiện dụng

Các chức năng chính của phần mềm quản lý mua hàng và kho

Quản lý nhà cung cấp

Phần mềm cung cấp giải pháp quản lý giá thành của các nhà cung cấp. Giải pháp này bao gồm các chức năng chính như sau:

• Quản lý nhà cung cấp và các hợp đồng cung ứng
• Phân cấp quản lý nhà cung cấp
• Catalogue các sản phẩm
• Giá thành của các sản phẩm theo catalogue
• Có thể tạo các bộ lọc động để lọc giá vật liệu theo loại và theo nhà cung cấp
• Tự động gửi yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp
• Phân tích các báo giá và chọn ra các nhà cung cấp phù hợp theo các tiêu chí đã lựa chọn sẵn
• Chuyển đổi các báo giá được lựa chọn thành các đơn đặt hàng
• Tạo các yêu cầu phê duyệt nội bộ
• Quản lý các nhà cung cấp phụ

Kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu

Kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu là một chương trình cho phép người sử dụng lên kế hoạch mua hàng và kiểm soát quá trình sản xuất. Bản chất đây là một quá trình lên kế hoạch ưu tiên theo thời gian để đưa ra các quyết định mua hàng. Công cụ này được lập trình để đảm bảo đủ cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất mà không gặp gián đoạn.

Có thể hiểu quy trình này vận hành như sau:

• Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, chuyển đổi thành yêu cầu sản xuất
• Lựa chọn, tính toán các nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất
• Lên bill nguyên vật liệu
• Kiểm tra lượng tồn kho
• Tính toán lượng nguyên vật liệu cần nhập
• Tính toán thời gian sản xuất và cảnh báo nếu thời gian nhập hàng và sản xuất có thể quá thời hạn giao hàng cho khách hàng

Ngoài ra, phần mềm còn có một số tính năng khác như:

• Đưa ra các gợi ý về lượng hàng cần nhập để lưu kho
• Nhóm các nguyên vật liệu để giảm thời gian setup cho quá trình sản xuất
• Theo dõi theo thời gian thực để thấy hiệu quả của việc thay đổi trong tồn kho đối với quá trình sản xuất

Quản lý mua hàng

Phần mềm tính toán nhu cầu nhập hàng dựa trên tình trạng thực tế lưu trữ ở kho. Người dùng có thể lựa chọn mua hàng dựa trên danh sách những mặt hàng cần mua mà phần mềm đề xuất. Ngoài ra, phần mềm còn giúp quản lý thời gian nhập hàng và tự động cập nhật thông tin về kho thông qua hệ thống barcode tự tạo.

Quá trình này có thể được mô tả thông qua một số tính năng chính:

• Thống kê và phân tích nhu cầu cần thiết của kho
• Cảnh báo nhập thêm hàng
• Chấp nhận các đơn đặt mua hàng
• Chuyển đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp
• Phân bổ theo từng ngày hoặc theo từng kho
• Quản lý các nhà cung cấp phụ
• Ghi nhận hóa đơn từ các nhà cung cấp
• Liên kết với bộ phận kế toán

Quản lý kho

Phần mềm quản lý kho cung cấp cho người dùng một giải pháp quản lý toàn diện quá trình sản xuất kinh doanh nhằm mục đích gia tăng sản lượng và kiểm soát mọi khía cạnh của công ty.

Phần mềm cung cấp cho người dùng các thông tin như:

• Chỗ trống trong kho
• Cập nhật kho
• Tìm kiếm thông tin theo lô
• Kiểm soát lượng nhập xuất, hoàn kho
• Các báo cáo kiểm kê tình trạng kho, mua hàng, tiêu thụ, và bổ sung hàng vào kho
• Chi tiết về chi phí nguyên vật liệu theo từng giai đoạn sản xuất
• Lên lịch nhận hàng, tình trạng các đơn đặt hàng về kho
• Cảnh báo lượng hàng tồn kho tối thiểu
• Quản lý nhiều nhà kho một lúc
• Kiểm soát nguyên vật liệu nhập vào theo thời gian thực
• Ghi nhận các đơn hàng từ nhà cung cấp
• Ghi nhận lại quá trình di chuyển của nguyên vật liệu thông qua barcode

Quản lý chi phí sản xuất

Để xác định được giá trị của việc xuất, chuyển các nguyên vật liệu thô trong quá trình sản xuất, chúng ta cần đặt các chế độ định giá đối với từng sản phẩm/nhóm sản phẩm. Nó được sử dụng cho mỗi lần chuyển kho và tập trung một trung bốn chế độ định giá sau:

• Giá trung bình từng mặt hàng
• Giá trung bình của kho hàng
• Giá mua hàng
• Chi phí tiêu chuẩn

Việc lựa chọn phương pháp định giá nào sẽ giúp xác định được chi phí tiêu nguyên vật liệu ứng với từng quá trình sản xuất.

Tiêu chí định giá của phần mềm được xác lập dựa trên các dữ liệu nhập xuất kho. Mọi quá trình di chuyển của nguyên vật liệu trong kho đều được đưa vào tính toán giá

Mục tiêu cuối cùng của quá trình này là tính toán ra được chi phí sản xuất trực tiếp. Các chi phí này biểu trưng cho chi phí mỗi giờ của tất cả các nguồn lực liên quan đến quá trình sản xuất. Chi phí nhân công có thể được thêm vào để tính toán. Ngoài ra, các chi phí khác có ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu cũng có thể được thêm vào tính toán.

Báo cáo và phân tích dữ liệu

Phần mềm cung cấp các báo cáo liên quan đến các thông số chính của quá trình vận hành. Một số ví dụ có thể kể đến:

Báo cáo liên quan đến quản lý mua hàng

• Catalogue giá sản phẩm của nhà cung cấp
• Phân tích các nhu cầu
• Phân tích đơn đặt hàng
• Mua hàng theo từng loại vật liệu
• Các chỉ số quản lý mua hàng
• Chi phí cho các nhà cung cấp
• Kiểm soát hóa đơn của các nhà cung cấp

Báo cáo liên quan đến quản lý kho

• Báo cáo kiểm kê kho
• Thống kê tình trang vật liệu
• Tổng kết về quá trình chuyển kho
• Tìm kiếm theo lô
• Nghiên cứu kho và các dự báo nhu cầu
• Kiểm soát tiêu thụ trong kho
• Kiểm soát đầu ra cho quá trình sản xuất
• Các sản phẩm hoàn thiện
• Vận chuyển hàng

Phần mềm cung cấp các báo cáo động và trực quan

Ngoài ra phần mềm còn cung cấp các mẫu bảng biểu động giúp người quản lý có cái nhìn trực diện, nhanh chóng về toàn bộ quá trình sản xuất của công ty, các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất lao động, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác. Tất cả các phân tích dữ liệu kinh doanh đều được cập nhật liên tục:

• Báo cáo quản trị và tài chính
• Quản lý bán hàng
• Quản lý kho và mua hàng
• Quản lý sản xuất
• Quản lý khối lượng
• Bảo hành bảo trì tài sản

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ TECHPRO

Hotline: 1900 2035 

Website: https://techproprint.com

Facebook: Techpro Print

Email: cskh@techpro.com.vn